ProsIS™ è il sistema di protocollazione documentale conforme alle normative CNIPA che risolve le esigenze sia di enti pubblici che di aziende private. ProsIS è il prodotto ideale per la gestione della corrispondenza di piccole e medie aziende che integra prestazioni tipiche di prodotti di fascia superiore.

PROSIS™ É STATO SVILUPPATO PER L’UTILIZZO IN AMBIENTE WINDOWS™ (XP/7/8.1/10) E NE SFRUTTA COMPLETAMENTE LE CARATTERISTICHE. BASATO SU TECNOLOGIA SQL PUÓ ESSERE UTILIZZATO INDIFFERENTEMENTE SIA SU SISTEMI STAND-ALONE CHE IN AMBIENTI DI RETE SIA LOCALE CHE GEOGRAFICA. IL PACCHETTO É CORREDATO DA UN HELP IN LINEA CONTESTUALE.
Gli utenti del sistema sono  organizzati in gruppi secondo diversi livelli di abilitazione che normalmente rispecchiano l’organizzazione aziendale. Questa flessibilità consente, ad esempio, di definire se un utente può consultare o meno documenti di altri gruppi, se può redigere documenti riservati o se può modificare/cancellare documenti protocollati da parte del gruppo a cui appartiene (power user).

SICUREZZA
ProsIS offre un elevato livello di sicurezza sia fisica che logica: l’applicazione si appoggia su Microsoft® SQL Server, sinonimo quindi di prestazioni e affidabilità garantite nel tempo. Ogni operazione sui documenti viene registrata, consentendo di risalire in qualsiasi momento a data, autore e modifiche effettuate (log delle transazioni).

CLASSIFICAZIONE E MODELLI
I documenti vengono associati a categorie organizzate con struttura ad albero espandibile fino a cinque livelli, per garantire flessibilità e accuratezza nella classificazione. Ad ogni livello è possibile indicare un modello che viene utilizzato dall’applicazione per la creazione dei documenti in uscita.
Il modello di ProsIS è un’estensione del modello di MS® Word: quest’ultimo contiene la struttura e gli strumenti per definire elementi quali stile e layout di pagina di file; il modello di ProsIS ha in più i segnaposto dei campi
(ad es. destinatario, oggetto, codice protocollo, ecc.) che  verranno valorizzati, formattati e posizionati dall’applicazione durante la gestione dei documenti associati.

ProsIS™ E MS® WORD
Fortemente integrato con gli strumenti di Microsoft® Office (vers. 97 e successive), ProsIS  consente di guidare la creazione dei documenti con  Microsoft® Word secondo modelli associati alla classificazione. E’ comunque possibile archiviare documenti elettronici interni e in entrata di qualsiasi tipo (archiviazione ottica, immagini, pdf, ecc).

ProsIS™ E MS® OUTLOOK
ProsIS consente di importare facilmente messaggi di posta elettronica da Microsoft® Outlook: ogni e-mail diventa un documento di ProsIS corredato sia dal testo del messaggio che dagli eventuali allegati.

INTEGRAZIONE CON Os1™
Per gli utenti di OS1 Enterprise i mittenti e destinatari dei documenti possono essere letti, non solo dall’archivio dei contatti proprio dell’applicazione, ma anche dagli archivi Clienti e Fornitori di OS1. É così possibile avere un’unica agenda sia per i documenti gestionali che per la corrispondenza.

CREARE UN DOCUMENTO
Nella creazione del documento  si identificano le proprietà (Tipologia, Oggetto, Categorie, ecc.) e gli eventuali file associati di Microsoft® Word o di altri tipi. In questa fase il documento non ha ancora un codice di protocollo, è modificabile in ogni sua parte ed anche cancellabile.  La consultazione dei documenti è riservata ad utenti abilitati.

PROTOCOLLARE UN DOCUMENTO
ProsIS in fase di protocollazione assegna un codice di protocollo, proposto in automatico secondo criteri personalizzabili. Il documento protocollato non può essere modificato o cancellato (se non dall’amministratore e dal power user del gruppo). La consultazione dei documenti protocollati è riservata ad utenti abilitati.

WORK FLOW DOCUMENTALE
ProsIS traccia inequivocabilmente il percorso che deve seguire ogni documento aziendale e salda la relazione fra documenti in entrata ed in uscita. In fase di protocollazione di un documento in entrata, l’utente indica a chi deve essere inoltrato tramite un messaggio di posta elettronica con il documento allegato. Tutto il conseguente flusso documentale della corrispondenza, sia in entrata che in uscita, viene quindi registrato su piattaforme OS1 e OS1 Enterprise.